Ogni giorno, ognuno di noi si trova di fronte a problemi, più o meno complicati, personali o professionali ed ogni giorno la nostra mente si ingegna risolverli.
Oggi vediamo insieme come applicare una tecnica del problem solving per trovare un modo pratico ed efficace di analizzare un determinato problema.
Ciao sono Domenico e nel video di oggi andiamo a vedere come funziona passo passo la tecnica 5w2h applicata a diversi problemi. Nel video che ti linko qui sopra avevamo visto le 5 tecniche
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del problem solving oggi ne approfondiamo una molto efficace, che è appunto quella del 5w2h question.
Per effettuare un’analisi completa di un problema esistono quattro passaggi fondamentali:
1. Definire il problema
2. Generare alternative.
3. Valutare e selezionare le alternative.
4. Implementare la soluzione
Oggi ci concentriamo sul definire il problema e per farlo ci viene in aiuto una tecnica chiamata 5W2H questions. Andiamo a vedere di cosa si tratta, ne parleremo nel dettaglio e diventerai un padrone della tecnica.
Questo tipo di tecnica è perfetta per la progettazione e pianificazione del lavoro perché permette di comprendere in modo rapido ed esaustivo tutti i problemi e sottoproblemi coinvolti che magari pensiamo di aver già affrontato ma invece le abbiamo solo nella nostra testa.
Nonostante il nome confusionario, la risoluzione dei problemi 5W2H prende il nome dalle iniziali per ciascuno dei passaggi che lo compongono, l’ordine è prettamente personale, che in realtà sono domande pertinenti e fondamentali per qualsiasi processo aziendale o piano d'azione utilizzate anche dai giornalisti:
Che cosa? What
Quando? When
Chi? Who
Dove? Where
Perché? Why
Come? How
Quanto? How Many
Ma quali sono i principali vantaggi dell’analisi 5W2H? Sicuramente è una tecnica semplice, allo stesso tempo completa. La risoluzione dei problemi 5W2H può essere utilizzata da chiunque, sia nell'ambito aziendale che in quello personale.
La sua struttura è ottimale in quanto suddivide minuziosamente la pianificazione del lavoro in più fasi, dandogli una comprensione più ampia e più completa e quindi facilitando notevolmente la creazione di un piano di lavoro e l'implementazione delle idee.
Prima di partire con qualche esempio pratico e anche un modello excel che ho elaborato e ti lascio in download gratuito per supportati all'utilizzo del 5w2h proviamo ad approfondire i passi da compiere definendo le regole del gioco
Cosa dovrebbe essere fatto? (COSA)
Ogni nostro progetto che vogliamo analizzare deve avere un’azione specifica "ricerca di sponsorizzazioni per l'evento", "creazione del nuovo e-commerce", dobbiamo partire con le idee chiare.
Perché questa azione dovrebbe essere eseguita? (PERCHE ')
Ogni azione deve avere una ragione. A livello lavorativo ma anche a livello personale non puoi dire che devi fare qualcosa se non hai una ragione valida per farlo. "Perché vogliamo uno sponsor per l'evento? Perché ci aiuterebbe con i finanziamenti dell’evento " Questa "W" ti aiuta a riflettere sull'attività nel suo complesso.
Chi dovrebbe eseguire l'azione? (CHI)
E’ importante trovare la persona che deve materialmente effettuare l’azione descritta precedentemente, puoi essere tu stesso oppure puoi decidere di delegare e ti posso assicurare che, se nel delegare, darai tutte le informazioni che stai analizzando il compito sarà più semplice.
Come dovrebbe essere condotta l’azione? (COME)
In questa fase è necessario dettagliare tutte le azioni che ci servono per arrivare all'obiettivo. Certo che se un obiettivo è piccolo ci saranno poche azioni, se l’obiettivo è enorme allora forse sarà necessario spezzare l’obiettivo in più fasi, ma questa è un’altra storia, un altro video...
Dove dovrebbe essere eseguita l'azione? (DOVE)
Questo è importante, soprattutto in questo periodo di smart working, è necessario fare il lavoro in ufficio, in trasferta, mi devo spostare o posso fare tutto da casa, mai come in questo periodo è davvero importante capire dove si svolgeranno le azioni che stiamo analizzando.
Quando dovrebbe essere intrapresa una determinata azione? (QUANDO)
E’ importante definire uno spazio temporale alle nostre azioni / obiettivi. Non siamo sicuri di quando è la data di scadenza allora cerchiamo di fissarla noi stessi, dobbiamo essere precisi, una settimana 1 mese è meglio che dire il prima possibile. E’ importante per poter riuscire a definire le priorità.
Quanto sarà il costo del progetto? (QUANTO)
Importante dare un costo del progetto che può essere sia economico che temporale. Uno dei metodi più semplice è quello di dare un costo alla singola azione che dovrò intraprendere per poter raggiungere l’obiettivo. In questo modo la risposta a questa domanda sarà semplicemente la somma di tutte le azioni.
Proviamo ad applicarlo ad un esempio di tutti i giorni
Obiettivo: Fare il pane a casa
COSA: Voglio fare il pane
PERCHÉ’: per imparare a fare qualcosa di nuovo (attenzione questa motivazione può essere diversa per ciascuno di voi…)
CHI: io, sono io che voglio imparare
COME:
cerco una ricetta che mi piace
compro gli ingredienti che mi servono
eseguo la ricetta
DOVE:
su internet faccio la ricerca della ricetta perfetta per me
vado a comprare gli ingredienti al supermercato
eseguo la ricetta nella mia cucina
QUANDO
faccio la ricerca della ricetta oggi stesso
vado a comprare gli ingredienti domani
eseguo la ricetta tra due giorni
QUANTO:
per la ricerca della ricetta ci metterò 30 minuti
per l’acquisto degli ingredienti ci metterò in totale 1 ora con un costo stimato di € 3
per l’esecuzione della ricetta totale di 45 minuti (a voler essere pignoli dovrei calcolare il consumo dell’elettricità ma non esageriamo)
Quindi abbiamo tutte le informazioni sul mio obiettivo? Si credo proprio di si. Passiamo ad un esempio lavorativo.
Proviamo adesso ad applicarla ad un esempio lavorativo
Obiettivo: Sostituire la stampante che si è rotta
COSA: Comprare una stampante nuova per l’ufficio
PERCHÉ’: in ufficio c’è la necessità di utilizzare la stampante anche in remoto per poter stampare i contratti in modo ufficiale, è un bene essenziale per il lavoro che stiamo facendo (magari un po’ anacronistico per il periodo che stiamo vivendo ma è un esempio).
CHI: io sono il responsabile di area non effettuerò direttamente l’acquisto ma passerò le informazioni all’ufficio degli acquisti
COME:
analizzo le caratteristiche necessito, ossia possibilità di stampa remota (che in questo periodo serve sempre), non c’è bisogno di qualità di stampa fotografica ma che stampi molte pagine in bianco e nero e magari velocemente
a questo punto preparo un documento da mandare all’ufficio acquisti con 3 modelli interessanti che si occuperà dell’acquisto
attendo l’ok e l’avvenuto acquisto della nuova stampate
effettuerò io stesso l’installazione perchè mi reputo capace
DOVE:
su internet faccio la ricerca delle caratteristiche che la mia stampante deve avere, sempre tramite internet invio la mail all’ufficio acquisti che mi risponderà via mail per l’ok all’acquisto
una volta arrivata la stampante dovrò recarmi in ufficio per effettuare l’installazione
QUANDO
ipotizziamo l’inizio il 31 agosto mi do tempo giorno per la ricerca dei modelli interessanti
QUANTO:
per la ricerca dei 3 modelli interessati stimo un totale di 2 ore
l’invio della mail mi porterà via 30 minuti (a voler essere pignoli)
ipotizziamo che l’ufficio acquisti impieghi 2 giorni per analizzare la nostra richiesta e darci un ok
il costo della stampante rientra nel budget aziendale che mi è stato fornito, ipotizziamo 500 €.
tra l’acquisto e la spedizione ipotizziamo 5 giorni .
l’installazione mi porterà via al massimo 4 ore ma con un risparmio per l’azienda per non chiamare un tecnico per l’installazione dato che la farò io stesso
In totale per il mio obiettivo impiegherò 6 e 30 e più 8 giorni di attesa per le azioni di terzi (ufficio acquisto e la ricezione della stampante).
Capite che siamo partiti da un generico “voglio” una stampante nuova a riuscire a stimare eventuali costi e risparmi. Credete che un piano del genere non sia efficiente?
TOOLS ONLINE
Prima di chiudere vi lascio il link ad un documento fatto con google sheet che vi può aiutare a impostare i primi progetti secondo questa tecnica.
Troverete due fogli distinti, il primo con un modello da compilare e vari commenti che ho inserito per potervi guidare nella compilazione. Il secondo invece è l’esempio che abbiamo visto compilato sul modello.
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1RxzQOPKG9xYjtfpMgeT93uF8b429Ds5yB7SVPAFKU58/edit?usp=sharing
Ovviamente gli esempi sono veramente infiniti ed applicati a qualsiasi cosa, provate a farlo la prossima volta che avete un problema e non sapete da che parte girarvi e poi tornate a farmi sapere com’è andata nei commenti.
Se volete ulteriori esempi o avete altri argomenti da approfondire fatemelo sapere nei commenti
Link per approfondire
Ti lascio in descrizione alcuni link per approfondire quello di cui abbiamo discusso in questo breve video. Purtroppo non ho un vero libro sull’argomento in quanto non c’è nessun autore che tratta ampiamente il 5w2h, se ne conoscete qualcuno fatemelo sapere.
- https://blog.luz.vc/it/cos-e/piano-d%27azione-5w2h/
- https://www.easylean.it/362/Problem-Solving-Pratico---progetti-che-portano-a-risultati-tangibili-
- https://www.heflo.com/blog/process-mapping/5w2h-method-examples/
Spero di esserti stato utile, ti consiglio di iscriverti al mio canale se ancora non l’hai fatto e se vuoi scoprire su come diventare un vero time’s master…. contattami e ne parliamo.
A presto, ciao
